PERMASALHAN YANG MUNCUL DAN PENGENDALIAN SIKLUS PENDAPATAN

Ada beberapa ancaman dan pengendaliannya pada siklus pendapatan ini, umumnya seperti :

~ Kehilangan Data,

Pengendalian untuk hal ini adalah pengendalian akses (secara fisik dan logis).

~ Kinerja yang buruk,

Pengendalian untuk hal ini adalah melakukan persiapan dan tinjauan laporan kinerja.

1. Penerimaan pesanan penjualan

Pada aktivitas entri pesanan penjualan ada beberapa ancaman antaralain:

~ Pesanan pelanggan yang tidak lengkap atau tidak akurat.

~ Penjualan secara kredit ke pelanggan yang memiliki catatan kredit buruk.

~ Terjadi legitimasi pesanan.

~ Habisnya persediaan, biaya penggudangan, dan pengurangan harga.

Pengendalian yang bisa dilakukan, yaitu :

o Pemeriksaan edit entri data.

o Persetujuan kredit oleh manajer bagian kredit, bukan oleh fungsi penjualan; catatan yang akurat atas saldo rekening pelanggan.

o Tanda tangan di atas dokumen kertas, tanda tangan digital dan sertifikat digital untuk e-business.

o Sistem pengendalian persediaan.

2. Pengiriman barang

Pada aktivitas pengiriman barang ada beberapa ancaman antaralain :

~ Kesalahan jumlah barang, alamat ataupun jenis barang yang dikirim.

~ Pencurian persediaan.

Pengendalian yang bisa dilakukan, yaitu :

o Rekonsiliasi pesanan penjualan dengan kartu pengambilan dan slip pengepakan, pemindai kode garis, pengendalian aplikasi entri data.

o Batasi akses fisik ke persediaan. Dokumentasi semua transfer internal persediaan. Perhitungan fisik persediaan secara periodik persediaan dan rekonsiliasi perhitungan dengan jumlah yang dicatat.

3. Penagihan dan piutang usaha

Pada aktivitas penagihan dan piutang usaha ada beberapa ancaman antaralain:

~ Kegagalan untuk menagih pelanggan.

~ Kesalahan dalam penagihan.

~ Kesalahan dalam memasukkan data ketika memperbarui piutang usaha.

Pengendalian yang bisa dilakukan, yaitu :

o Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan. Pemberian nomor terlebih dahulu ke semua dokumen pengiriman dan rekonsiliasi faktur secara periodik. Rekonsiliasi kartu pengambilan dan dokumen pengiriman dengan pesanan penjualan.

o Pengendalian edit entri data dan daftar harga.

o Rekonsiliasi buku pembantu piutang usaha dengan buku besar; laporan bulanan ke pelanggan

4. Penagihan kas

Pada aktivitas penagihan kas ancaman yang biasa terjadi adalah :

~ Pencurian Kas.

Hal ini dapat diatasi dengan beberapa cara, yaitu : Pemisahan tugas; minimalisasi penanganan kas; kesepakatan lockbox; konfirmasikan pengesahan dan penyimpanan semua penerimaan; Rekonsiliasi periodik laporan bank dengan catatan seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan penerimaan kas. 

sumber :
1. google.com
2. http://ilfen.blogspot.com/2012/11/makalah-siklus-pendapatan.html
3. thesis.binus.ac.id/Doc/Bab1PS/2007-2-00015-AKSI%20Bab1.ps
4.gunadarma.ac.id

ALIRAN DATA SIKLUS PENDAPATAN

Siklus Pendapatan

            Sistem Informasi Akuntansi meliputi berbagai aktivitas yang berkaitan dengan siklus – siklus pemrosesan transaksi perusahaan. Meskipun tidak ada dua organisasi yang identik, tetapi sebagian besar mengalami jenis kejadian ekonomi yang serupa. Kejadian – kejadian ini menghasilkan transaksi – transaksi yang dapat dikelompokan menjadi empat siklus aktivitas bisnis yang umum, yaitu :

Ø  Siklus Pendapatan

Ø  Siklus Pengeluaran

Ø  Siklus Produksi

Ø  Siklus Keuangan

Pada umumnya perusahaan dagang didirikan untuk mendapatkan keuntungan yang sebesar-besarnya.  Guna mendapatkan keuntungan tersebut perusahaan perlu melakukan  siklus pendapatan yang terdiri dari pesanan penjualan, pengiriman barang, penagihan dan piutang usaha, serta penagihan kas.

Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.

Tujuan utama siklus pendapatan adalah untuk menyediakan produk yang tepat ditempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai. Guna mencapai tujuan tersebut, pihak manajemen harus membuat beberapa keputusan penting berikut ini :
 

Siklus-siklus transaksi mengelompokkan kegiatan-kegiatan dalam sebuah system informasi. Gambar 2 Menunjukkan hubungan antara dua siklus transaksi jual beli dan subsistem-subsistem system informasi untuk sebuah perusahaan jual-beli barang. Perusahaan jual-beli barang adalah organisasi yang membeli barang dari pemasok dan menjual barang tersebut ke pelanggan.
 

System inventaris dan system general ledger. Operasi - operasi siklus pendapatan menyertakan :

·         Pendapatan dan pencatatan order pelanggan

·         Pengiriman barang dan pencatatan biaya dari barang yng terjual

·         Penagihan dan pencatatan penjualan dan accounts receivable

·         Pendapatan dan pencatatan penerimaan kas  

Dalam siklus pendapatan, ada dua transaksi kunci yaitu penjualan kredit yang akan menghasilkan piutang dagang, dan penjualan tunai. Pembahasan lebih jauh akan sering membahas masalah penjualan kredit. Namun perlu untuk mengetahui penjualan secara tunai. Perbedaan secara signifikan antara proses penjualan tunai dan penjualan kredit adalah tidak adanya pencatatan asset sebelumnya (piutang dagang) pada proses penjualan tunai. Pembuatan dokumen awal dari penjualan tunai merupakan poin utama pada system pengendalian. Ketika pencatatan telah disiapkan, maka penjualan tunai menjadi subjek pengendalian akuntansi.

           Analisis Sistem

 Tahap analisis system dilakukan untuk memperoleh informasi tentang system yang sedang berlaku. Ada beberapa langkah yang perlu dilakukan dalam tahap analisis system, yaitu menentukan kebutuhan informasi, melakukan survey untuk menentukan kelemahan system dan pemecahan system.

      Flowchart Manual

Meskipun tidak ada dua organisasi yang identik, tetapi sebagian besar mengalami jenis kejadian ekonomi yang serupa. Berikut contoh bagan arus (flowchart) manual yang sangat sederhana pada gambar3

Entri Pesanan Penjualan

Siklus pendapatan dimulai dengan penerimaan pesanan dari para pelanggan. Departeman bagian pesanan penjualan, yang bertanggung jawab pada wakil direktur utama bagian pemasaran, melakukan proses entri pesanan penjualan. Entri pesanan penjualan mencakup tiga tahap: mengambil pesanan dari pelanggan, memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan, serta memeriksa ketersediaan persediaan dan juga menjawab permintaan pelanggan.

a.   Mengambil pesanan pelanggan

      Pesanan pelanggan dapat diterima dalam berbagai cara: di toko, melalui surat, melalui telepon, melalui web site, atau melalui tenaga penjualan di lapangan. Salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi entri pesanan penjualan adalah dengan mengizinkan para pelanggan untuk memasuki data pesanan penjualan sendiri. Hal ini secara otomatis akan tercapai untuk penjualan melalui web site, tetapi hal ini juga dapat dicapai baik dalam penjualan melalui toko maupun surat.

b.   Persetujuan kredit

      Sebagian besar penjualan antarperusahaan (business-to-business sales) dilakukan secara kredit. Penjualan secara kredit harus disetujui sebelum diproses. Bagi pelanggan lama dengan catatan pembayaran yang baik, pemeriksaan kredit formal untuk setiap penjualan biasanya tidak dibutuhkan. Pada kasus semacam ini, menyetujui kredit bagi pelanggan melibatkan pemeriksaan file induk pelanggan untuk memverifikasi saldo yang ada, mengidentifikasi batas kredit pelanggan, dan memverifikasi bahwa jumlah pesanan tersebut ditambah dengan saldo rekening yang tidak melebihi batas kredit ini. Proses ini dapat diotomatisasikan dengan menggunakan pemeriksaan edit lainnya selama proses entri pesanan, yaitu pemeriksaan batas.

Otorisasi khusus untuk menyetujui kredit digunakan bagi para pelanggan baru, ketika sebuah pesanan melebihi batas kredit pelanggan tersebut, atau ketika pelanggan tersebut memiliki saldo lewat jatuh tempo yang belum dibayar. Otorisasi jenis ini harus dilakukan oleh manajer bagian kredit.

c.   Memeriksa ketersediaan persediaan

      Langkah berikutnya adalah menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut, agar pelanggan dapat diinformasikan mengenai perkiraan tanggal pengiriman.

      Apabila tersedia cukup banyak persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut, pesanan penjualan tersebut dilengkapi dan kolom jumlah yang tersedia dalam file persediaan untuk setiap barang dikurangi sejumlah barang yang dipesan.

      Ketika ketersediaan persediaan telah dipastikan, sistem tersebut kemudian akan membuat kartu pengambilan barang (picking ticket) yang berisi daftar jenis barang-barang, dan jumlah setiap jenis barang, yang dipesan pelanggan. Kartu pengambilan memberikan otorisasi bagi bagian pengawasan persediaan untuk melepaskan barang dagangan ke bagian pengiriman.

d.   Menjawab permintaan pelanggan

      Pelayanan pelanggan adalah hal yang begitu penting hingga perusahaan-perusahaan mengunakan software khusus, yang disebut sistem manajemen pelayanan pelanggan (Customer Relationship Management-CRM), untuk mendukung proses penting ini. Sistem CRM membantu mengatur data terinci mengenai para pelanggan hingga data tersebut dapat digunakan untuk memfasilitasi layanan yang lebih efisien serta personal.

      Tujuan dari CRM adalah untuk mempertahankan pelanggan. Sistem CRM seharusnya dilihat sebagai suatu cara untuk meningkatkan pelayanan pelanggan yang diberikan. Tujuannya adalah untuk mengubah pelanggan yang loyal menjadi pelanggan yang puas dengan cara memperdalam hubungan tersebut.

 Kesimpulan

Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.

Dalam siklus pendapatan, ada dua transaksi kunci yaitu penjualan kredit yang akan menghasilkan piutang dagang, dan penjualan tunai.

Empat aktivitas dasar dalam siklus pendapatan adalah entri pesanan penjualan, pengiriman, penagihan dan piutang usaha, serta penagihan kas.  SIA harus didesain untuk memaksimalkan efisiensi dimana setiap fungsi ini dilakukan.  SIA juga harus memsukkan prosedur pengendalian internal yang memadai untuk menurunkan ancaman seperti penjualan yang tidak tertagih, kesalahan dalam penagihan, serta hilangnya atau penyalahgunaan persediaan dan kas.

 

sumber :

1. google.com

2. http://library.binus.ac.id/ecolls/ethesis/bab2/2009-2-00669-ka%20bab%202.pdf

3. http://my-dream-my.blogspot.com/2011/12/siklus-pendapatan.html

4. gunadarma.ac.id

SIKLUS PENDAPATAN

  Pengertian Siklus Pendapatan

Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berlangsung dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan – penjualan tersebut.Siklus Pendapatan merupakan prosedur pendapatan dkimulai dari bagian penjualanotorisasi kredit, pengambilan barang, penerimaan barang, penagihan sampai denganpenerimaan kas.

     -     Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan

        Empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan :

        1. Penerimaan pesanan dari para pelanggan

Ø Mengambil pesanan pelanggan

Ø Persetujuan kredit

Ø Memeriksa ketersediaan persediaan

Ø Menjawab permintaan pelanggan

        2. Pengiriman barang

Ø Ambil dan pak pesanan

Ø Kirim pesanan

        3. Penagihan dan piutang usaha

Ø Penagihan

Ø Pemeliharaan data piutang usaha

Ø Pengecualian : Penyesuaian rekening dan penghapusan

        4. Penagihan kas

Ø  Menangani kiriman uang pelanggan

Ø  Menyimpannya ke bank

        -    Tujuan Siklus Pendapatan

Ø  Tujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai.

Ø  Tujuan – tujuan lain :

o   Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar

o   Semua transaksi yang dicatat valid (benar-benar terjadi)

o   Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat

o   Semua transaksi dicatat dengan akurat

o   Asetdijaga dari kehilangan ataupun pencurian

o   Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif

       -   Ancaman dan Pengendalian dalam Siklus Pendapatan

Proses /Aktivitas	Ancaman	Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan
Entri pesanan penjualan	1. pesanan pelanggan yang tidak lengkap atau tidak akurat	Pemeriksaan edit entri data
	2. Penjualan secara kredit ke pelanggan yang memiliki catt. Kredit buruk	Persetujuan kredit oleh manajer bag. Kredit bukan oleh fungsi penjualan: catt yang akurat atas saldo rek. pelanggan
	3. Legitimasi pesanan	Ttd diatas dokumen kertas, ttd digital dan sertifikat digital untuk e-biz
	4. Habisnya persediaan, biaya penggudangan, dan pengurangan harga	Sistem pengendalian persediaan
Pengiriman	5. Kesalahan pengiriman: barang dag., jumlah dan alamat yang salah	Rekonsiliasi pesanan penjulana dengan kartu pengambilan dan slip pengepakan: pemindai kode garis Pengendalian aplikasi entri data
	6. Pencurian persediaan	Batasi akses fisik ke persediaan
Penagihan dan piutang usaha	7. Kegagalan untuk menagih pelanggan	Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan
	8. Kesalahan dalam penagihan	Pengendalian edit entri data Daftar harga
	9. Kesalahan dalam memasukkan data ketika memperbarui piutang usaha	Rekonsiliasi buku pembantu piutang usaha dengan buku besar: laporan bulanan ke pelanggan
Penagihan kas	10. Pencurian kas	Pemisahan tugas; minimalisasi penanganan kas; kesepakatan lockbox; konfirmasikan pengesahan dan penyimpanan semua penerimaan Rekonsiliasi periodic laporan bank dengan catt seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan penerimaan kas
Masalah - masalah pengendalian umum	11. Kehilangan data	Prosedur cadangan dan pemulihan dari bencana; pengendalian akses (secara fisik dan logis)
	12. Kinerja yang buruk	Persiapan dan tinjauan laporan kinerja

 F.      Prosedur Manual dalam Sistem Pemesanan Penjualan

o  Penjualan Kredit

ü Departemen Penjualan

        Proses yang pertama dari penjualan terdapat pada departemen penjualan yang dimana departemen ini akan mencatat jenis barang dan kuantitas barang dagang yang akan dipesan oleh pelanggan.

ü Departemen Kredit

  Pada departemen ini memiliki proses awal yaitu melakukan transaksi persetujuan yang dimana dengan melihat kelayakan dari pelanggan dalam hal pembelian kredit terhadap pelanggan tersebut. Dalam memutuskan sifat / jenis pemeriksaan akan disesuaikan dengan kondisi nyata pada saat terjadinya penjualan.

ü Departemen Pengiriman

Tugas dari departemen ini adalah mengirimkan barang yang dipesan ke pelanggan. Pada proses ini, departemen pengiriman menerima surat jalan dan dokumen pengiriman barang dagangnya. Kemudian departemen ini memberikan dokumen pengiriman beserta barang yang dipesan kepada pelanggan tersebut.

ü Prosedur Gudang

       Departemen penjualan mengirim salinan surat pengeluaran barang 9 stock release disebut juga tiket pengambilan) dari pesanan penjualan ke bagian gudang.

ü Departemen Penagihan

Bagian Penagihan menerima dua buah dokumen untuk kemudian disatukan menjadi suatu faktur. Dokumen tersebut adalah tembusan SO yang diterima dari bag. Penjualan dan Nota Pengiriman yang diberikan oleh bag. Pengiriman. Bag. Penagihan kemudian membandingkan dan menjumlah semua biaya yang terjadi untuk kemudian membuat faktur yang sesuai.

ü Departemen Pengendalian Persediaan

       Departemen pengendalian persediaan menggunakan dokumen pengeluaran barang untuk memperbaruinakun buku besar pembantu persediaan (inventory subsidiary ledger).

ü Departemen Piutang Dagang

Tugas dari departemen ini adalah memposting data salinan buku besar pesanan penjualan ke buku besar tambahan piutang. Sehingga dengan adanya departemen ini akan memudahkan perusahaan mengetahui seberapa besar piutang yang dimilikinyan dan mengetahui pelanggan mana yang belum melunasi utangnya.

ü Departemen Buku BesarUmum

Pada departemen ini,semua jenis dokumen akan diberikan dan akan diolah. Data yang terkait adalah dokumen jurnal dari departemen penagihan dan departemen pengawasan persediaan. Selain itu juga ringkasan rekening dari departemen piutang. Hal ini dilakukan pada saat penutupan periode pemrosesan.

o  Retur Penjualan

Disebabkan oleh beberapa hal,antara lain :

1.      Penjual mengirim barang yang salah

2.      Barang yang dikirim ternyata rusak/cacat

3.      Barang tersebut rusak pada saat pengiriman

4.      Penjual terlalu terlambat mengirimkan barang atau terjadi keterlambatan karena penundaan saat transit, dan pembeli menolak pengiriman tersebut

Prosedur retur penjualan :

â  Departemen penerimaan barang

Ketika barang dikembalikan, staf penerimaan menghitung, memeriksa dan menyiapkan slip retur barang yang mendeskripsikan barang tersebut.

â  Departemen penjualan

Saat menerima slip retur barang, staf penjualan menyiapkan memo kredit. Dokumen ini merupakan alat yang sah bagi pelanggan untuk menerima pembayaran atas barang yang dikembalikan.

â  Departemen kredit

Manajer kredit mengevaluasi kondisi pengembalian dan membuat keputusan untuk memberikan atau menolak pengembalian tersebut.

â  Departemen penagihan

Staf penagihan menerima memo kredit dari departemen penjualan dan mencatat kredit tersebut dalam jurnal penjualan sebagai entri kontra.

â  Departemen pengendalian persediaan dan piutang dagang

      Staf pengendalian persediaan menyesuaikan catatan persediaan dan meneruskan memo kredit ke departemen piutang, dimana rekening pelanggan akan disesuaikan.

â  Departemen buku besar umum

      Staf departemen umum menerima voucher journal dari departemen penagihan dan pengendalian persediaan serta rangkuman akun dari departemen piutang dagang.

o  Penerimaan Kas

o   Prosedur ruang penerimaan dokumen

   Ruang penerimaan dokumen menerima cek dari pelanggan bersama dengan    permintaan pembayaran. Dokumen ini berisi informasi utama yang diperlukan untuk akun pelanggan.

o   Departemen penerimaan kas

   Kasir meverifikasi keakuratan dan kelengkapan antara cek dengan permintaan pembayaran. Setiap cek yang hilang dan salah dikirimkan dari ruang penerimaan dokumen dan departemen penerimaan kas diidentifikasi pada proses ini.

o   Departemen piutang dagang

  Staf departemen piutang dagang melakukan prosespembukuan permintaan pembayaran pada akun pelanggan di buku besar pembantu piutang dagang.

o   Departemen buku besar

    Secara berkala, departemen buku besar menerima voucher jurnal dari departemen penerimaan kas dan rangkuman akun dari departemen piutang dagang.

o   Departemen kontroler

    Secara berkala(mingguan atau bulanan), staf dari departemen kontroler mencocokkan penerimaan kas dengan membandingkan dokumen berikut ini :

1.      Salinan dari daftar permintaan pembayaran

2.      Slip setoran bank yang diterima dari bank

3.      Voucher jurnal dari departemen penerimaan kas dan departemen piutang dagang.

o  Laporan keuangan yang dicatat :

·    Jurnal khusus (jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan jurnal umum untuk mencatat memo kredit)

·         Buku pembantu piutang dagang

·         Buku pembantu penjualan.

·         Buku besar

      o  Kategori file : 

                       1.      File pesanan penjualan terbuka

Adalah file pesanan pelanggan yang belum terpenuhi

2.      File referensi data harga

Adalah daftar harga setiap barang dagangan

3.      File sejarah penjualan

Adalah file dari transaksi penjualan yang sudah selesai

4.      File laporan pengiriman

Menyebutkan barang – barang yang dikirim untuk periode tertentu

5.      File memo kredit

Salinan dari memo kredit yang telah dibukukan kea kun pelanggan.

-  Prosedur Berbasis Komputer dalam Sistem Pemesanan Penjualan

 Prinsip pembukuan pada sistem berbantuan komputer sama dengan sistem manual. Komputer berfungsi untuk mengotomatisasikan pekerjaan manual dan untuk memungkinkan penyajian laporan secara lebih cepat, lengkap, dan terpercaya. Pada sistem berbantuan komputer arsip pembukuan dalam bentuk file atau data-base. Data base adalah kumpulan file.

o  Kategori – kategori file :

§  File transaksi (transaction file), file ini berisi data transaksi tertentu, misalnya transaksi penjualan, penerimaan kas, dan retur penjualan. Data pada file transaksi digunakan sebagai basis pemutakhiran file induk (master file).

§  File induk (master file), file ini berisi data lengkap setiap pelanggan dan tersedia untuk seluruh pelanggan.

o  Mengotomatiskan Pemrosesan Pesanan Penjualan Dengan Teknologi Batch

â  Pemasukan data

Proses ini dimulai dengan diterimanya sekumpulan dokumen pemberitahuan pengiriman dari departemen pengiriman. Dokumen ini merupakan salinan dari pesanan dari penjualan yang berisi informasi tentang jumlah unit yang dikirimkan dan informasi mengenai pelanggan.

â  Pengeditan

Sistem penjualan batch dilakukan secara berkala. Bergantung pada volume transaksi dan kebutuhan akan informasi terbaru, hal ini bisa dijalankan satu kali saja pada hari kerja atau beberapa kali per hari.

â  Prosedur pembaruan

Proses pembaruan akses langsung dengan menggunakan data percontoh. Mulai dari bagian atas file pesanan penjualan yang diedit, program pembaruan memasukkan transaksi pertama ke record buku besar pembantu persediaan dan piutang dagang dengan menggunakan kunci sekunder(nomor persediaan dan nomor akun) untuk mencari record yang sesuai secara langsung. Record transaksi dicatat dalam jurnal, dan program kemudian pindah ke transaksi selanjutnya dan mengulangi proses ini.

o  Rekayasa Ulang Pemrosesan Pesanan Penjualan dengan Teknologi Real-Time

·         Prosedur Pemrosesan Transaksi

â  Prosedur penjualan

Pada pemrosesan secara real time, staf penjualan menerima pesanan dari pelanggan dan memproses setiap transaksi secara terpisah pada saat itu.

â  Prosedur pergudangan

Terminal komputer staf  pergudangan segera mencetak dokumen pengeluaran barang yang akan dikirim secara elektronik.

â  Departemen pengiriman

Staf pengiriman mencocokkan barang, dokumen pengeluaran barang, dan slip pengepakan yang dibuat oleh terminal komputer.

·         Kelebihan Pemrosesan secara real time

â  Pemrosesan rel-time akan sangat menyederhanakan siklus kas perusahaan.

â  Pemrosesan real-time dapat memberikan perusahaan keunggulan bersaing di pasar

â  Prosedur manual cenderung menghasilkan kesalahan administrasi, seperti kesalahan pada nomor akun, nomor persediaan yang tidak valid, dan kesalahan dalam perhitungan harga.

·         Prosedur Penerimaan Kas Otomatis

â  Ruang penerimaan dokumen

Ruang penerimaan dokumen memisahkan cek dengan permintaan pembayaran dan menyiapkan daftar pembayaran.

â  Departemen penerimaan kas

Staf penerimaan kas mencocokkan cek dan daftar pembayaran dan menyiapkan slip setoran.

â  Departemen piutang dagang

Staf departemen piutang dagang menerima dan mencocokkan dokumen pembayaran dan daftar pembayaran.

â  Departemen pemrosesan data

Pada akhir hari kerja, program batch mencocokkan voucher jurnal dengan file transaksi penerimaan kas dan memperbarui buku besar pembantu piutang dagang dan akun pengendali buku besar umum.

            -    Transaksi dan Dokumen

Transaksi	Dokumen
Penjualan Kredit	Pesanan penjualan (sales order)
	Nota pengiriman (shipping notice)
	Faktur penjualan (sales invoice)
Penjualan tunai	Nota penjualan (sales ticket)
Penerimaan kas	Bukti pembayaran (remittance advise)
Retur penjualan	Memo kredit (credit memo)
Potongan piutang (Sales allowance)	Memo kredit (sales allowance adalah pengurangan terhadap piutang karena adanya barang rusak tanpa pengembalian barang)
Penghapusan piutang	Memo dan daftar umur piutang (memo and aged accounts receivable trial balance)

I.        -   Aplikasi Siklus Pendapatan

1.   Sistem Penagihan Piutang

Ø  Postbilling system, dalam sistem ini faktur penjualan dibuat setelah diperoleh konfirmasi bahwa barang telah dikirimkan. Sistem ini umum digunakan pada perusahaan manufaktur, di mana sering terjadi selisih waktu antara penerimaan order penjualan dengan pengiriman barang

Ø  Prebilling system, dalam sistem ini faktur penjualan dibuat (tetapi tidak dikirimkan) setelah order penjualan disetujui (misalnya setelah kredit disetujui dan barang tersedia). Persediaan barang dagangan, piutang dagang, dan buku besar dimutakhirkan bersamaan dengan pembuatan faktur.

2.   Sistem Piutang Dagang

Piutang dagang adalah sejumlah nilai yang menjadi hak perusahaan sebagai akibar dari timbulnya transaksi penjulan secara kredit. Terdapat 2 pendekatan dasar dalam aplikasi piutang dagang, yaitu :

1)    Pemrosesan akun terbuka

Dibuatkan catatan terpisah untuk setiap faktur pelanggan. Pada saat nota pengiriman uang diterima, dicocokkan ke faktur – faktur yang belum dilunasi.

2)    Pemrosesan saldo

Nota – nota pelanggan dibebankan ke saldo total piutang pelanggan dan bukan ke faktur – faktur pelanggan.

        Pengolahan piutang dagang merupakan hal yang sangat kompleks dalamsuatuperusahaan. Perusahaan bidang keuangan skala besar baik ituasuransi atau perbankan dapat memiliki rekening piutang terpisah yangsangat besar jumlahnya. Terkadang timbul kendala permrosesan dalam halwaktu, sehingga tidak jarang perusahaan menggunakan kebijakan rencanapenagihan bersiklus (cycling billing plan), dimana arsip piutang dagangdipisahkan baik itu secara alfabet atau nomor rekening. Penagihan piutangdilakukan secara bertahap, misalnya dalam 1 bulan terbagi menjadi 3 atau 4periode penagihan. Sehingga kebijakan ini secara tidak langsung jugamempengaruhi lancarnya arus kas masuk perusahaan. Karena biasanyapelanggan akan segera membayar hutang tidak lama setelah menerima surattagihandari perusahaan.

3.   Retur dan Potongan Penjualan

Rekening ini timbul apabila terdapat retur atau pengembalian barangyang telah dijual.Hal ini disebabkan diantaranya adalah kerusakanbarang, penyusutan jumlah, kekeliruan pencatatan, dsb. Jumlahbarang yang diretur atau dikembalikan akan mengurangi jumlahtransaksi yang terjadi. Jumlah potongan atau pengurangandinegosiasikan antara pelanggan dengan tenaga penjual dan harusditelaah dan disahkan oleh pihak yang independen, misalnya departemen kredit.

4.   Penghapusan Piutang dagang

Fokus utama dari piutang yang dihapuskan adalah piutang yang sudahjatuh tempodan benar-benar sudah tidak dapat ditagih. Cara lain yangmungkin bisa dilakukanagar penghapusan piutang tidak terjadi misalnya adalah dengan surat peringatan,surat tindak lanjut atau agen penagihan.

J.          -   Laporan Siklus Pendapatan

        Sistem aplikasi dalam siklus pendapatan menghasilkan tiga jenis laporan,yaitu :

·         Laporan control

      Sistem akuntansi menghasilkan laporan control selama sistem itu memproses perubahan ganda terhadap suatu file. Laporan control mungkin membuka transaksi, jumlah total atau sejumlah transaksi atau daftar perubahab yabg dibuat selama pemeliharaan file.

·         Daftar

      Adalah daftar semua transaksi dari jenis tertentu yang diproses selama periode pemrosesan tunggal. Daftar merupakan komponen yang penting pada system akuntansi sebab daftar itu menyediakan audit yang dimana daftar itu mengijinkan auditor untuk menghubungkan transaksi catatan dokumen dengan neraca rekening buku besar umum yang meringkasnya.

·         Laporan khusus

Dibagi menjadi 4, yaitu :

1.      Laporan pelanggan

            Laporan pelanggan merupakan daftar dari semua transaksi pada rekening pelanggan selama periode waktu tertentu. Banyak perusahaan mengirim rekening pada masing – masing pelanggan aktif secara bulanan. Hal ini menunjukkan penjualan yang ditujukan pada pelanggan, karena rekening terakhir, pembayaran yang diterimadan keseimbangannya masih dimiliki oleh pelanggan itu.

      Rekening bulanan memiliki 2 manfaat, antara lain :

â  Rekening itu memungkinkan para pelanggan untuk memonitor transaksi dalam rekeningnya. Hal ini mungkin membuka kesalahan atau ketidakteraturan yang dideteksi oleh prosedur control dalam sistem akuntansi.

â  Rekening itu mengingatkan pelanggan supaya membayar rekeningnya lebih cepat.

2.      Neraca percobaan piutang tersimpan

      Merupakan daftar semua pelanggan dan keseimbangan yang mereka miliki pada tanggal tertentu. Ketika neraca percobaan tersimpan, masing – masing saldo pelanggan dikategorikan menurut berapa lama hal ini ada.

3.      Daftar pengiriman uang

      Suatu daftar pengiriman uang menjumlahkan semua arus dan cek yang diterima selama satu hari. Hal ini menjadikan control total atas tanda terima kas, mencegah pencuri, dan menjadikan yakin bahwa tidak ada tanda terima yang hilang sebelum dikreditkan terhadap rekening pelanggan.

4.      Laporan analisis penjualan

   Dari file akuntansi yang ada dalam siklus pendapatan, aplikasi analisis penjualan menghasilkan berbagai laporan kinerja manajemen. Dan aplikasi analisis ini meringkas pendapatan penjualan, harga, batas keuntungan oleh pelanggan, produksi, pelayanan penjualan, atau oleh wilayah penjualan. Laporan analisis juga memungkinkan manajemen marketing untuk mengevaluasi keuntungan produksi, kinerja personel penjualan atau akibat dari iklan atau promosi khusus.

-Flowchart yang terkait :

    >Retur Penjualan

 

 sumber :

1. google.com
2.ando-jefri.blogspot.com
3.http://siaaprecia.blogspot.com/2012/04/1-siklus-pendapatan.html
4. gunadarma.ac.id